Šta treba zapamtiti.
- Governance određuje ko može šta da kreira, deli, menja i zatvara.
- Pravila treba automatizovati i ugraditi u svakodnevni tok rada.
- Usvajanje se meri ponašanjem i poslovnim ishodom, ne brojem licenci.
Kratak odgovor za menadžment
Microsoft 365 governance nije spisak zabrana. To je dogovor kako se kreiraju i imenuju radni prostori, ko im je vlasnik, kako se uključuju gosti, gde se čuvaju osetljivi podaci i šta se dešava kada projekat ili tim više nisu aktivni.
Dobar governance zaposlenom olakšava pravi izbor. Loš governance ili ostavlja potpunu slobodu bez pregleda, ili uvodi toliko prepreka da se ljudi vraćaju na privatne alate i slanje dokumenata emailom.
Vlasništvo i kreiranje prostora
Definišite ko može da kreira Teams timove, SharePoint sajtove i druge zajedničke prostore. Potpuna centralizacija može usporiti rad, a potpuna sloboda stvara duplikate. Razuman model koristi šablone, pravila imenovanja i najmanje dva vlasnika za važne prostore.
Vlasnik nije samo osoba sa tehničkim pravom. On potvrđuje članstvo, namenu, osetljivost i da li prostor i dalje treba da postoji.
Gosti, deljenje i podaci
Spoljna saradnja treba da bude moguća kroz kontrolisan postupak. Definišite ko odobrava gosta, koliko dugo pristup važi, da li se periodično potvrđuje i koji sadržaj se ne deli van kompanije.
Klasifikacija podataka treba da bude dovoljno jednostavna da je ljudi razumeju. Ako postoji previše oznaka ili nejasnih pravila, zaposleni će ih birati nasumično.
Životni ciklus i higijena
Uspostavite pregled neaktivnih timova, prostora bez vlasnika, zastarelih gostiju i dupliranih lokacija dokumenata. Arhiviranje i brisanje moraju pratiti retention i pravne obaveze, ne trenutni osećaj korisnika.
Proces odlaska zaposlenog treba da uključi prenos vlasništva, pristup zajedničkim sadržajima i proveru automatizacija, aplikacija i servisnih naloga vezanih za osobu.
Merenje usvajanja
- Aktivni i povratni korisnici po ključnim servisima
- Prostor bez vlasnika ili sa jednim vlasnikom
- Neaktivni gosti i stari eksterni linkovi
- Duplirani timovi i sadržaj koji korisnici teško pronalaze
- Broj zahteva koji pokazuju da pravilo nije jasno
- Poslovni rezultat: kraće traženje dokumenta, manje duplog rada, brže uključivanje novog člana
CoreTech pristup
Governance gradimo oko nekoliko realnih scenarija saradnje. Usklađujemo identitete, bezbednost, strukturu informacija i životni ciklus, a zatim pratimo gde korisnici zaobilaze pravila. To je signal da treba popraviti dizajn, ne samo pojačati zabranu.
Najčešća pitanja
Da li samo IT treba da vodi governance?
IT vodi platformu i kontrole, ali poslovni vlasnici definišu svrhu prostora, osetljivost podataka i pravila saradnje.
Da li treba zabraniti goste?
Ne nužno. Kontrolisana gostujuća saradnja je bezbednija od slanja dokumenata kroz nekontrolisane kanale.
Kako znamo da ljudi koriste alate dobro?
Kombinujte podatke o upotrebi sa poslovnim pokazateljima i razgovorom sa korisnicima. Sama aktivnost ne dokazuje bolji rad.